Privacy Beleid van AF-X Fire Solutions

Privacyverklaring

Versie 2.0
Deze pagina is voor het laatst aangepast op 10-07-2018
English version: AF-X Fire Solutions Privacy Policy 

Wij zijn er van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van AF-X Fire Solutions. U dient zich ervan bewust te zijn dat AF-X Fire Solutions niet verantwoordelijk is voor het privacy beleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacy beleid te accepteren.

AF-X Fire Solutions respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Ons gebruik van verzamelde gegevens

Gebruik van onze diensten
Wanneer u het reactieformulier invult, vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om contact met u op te nemen. Wanneer de interesse concreet wordt vragen wij u om nog meer gegevens om onze dienst uit te kunnen voeren en u tegen betaling ook de producten te kunnen leveren. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van derden. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Het niet verstrekken van uw relevante persoonsgegevens zorgt ervoor dat wij u niet kunnen leveren. Zonder NAW en contactgegevens kunnen wij u NIET van dienst zijn omdat wij deze gegevens nodig hebben om de producten fysiek aan u te leveren.

Communicatie
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van derden. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Social Media
Onze organisatie gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen, in dialoog met klanten, geïnteresseerden en bezoekers van de website over onze organisatie, diensten en activiteiten. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen, die via social media kenbaar worden gemaakt, te beantwoorden. Wij volgen hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs. Hierbij spannen wij ons in om feeds op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. Wij behouden ons uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren, kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan feeds en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, wij (persoons-) gegevens vast zullen leggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy statement worden verwerkt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan social media kanalen of de content op zijn social media kanalen. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact met ons opnemen via info@af-x.com.

Cookies
Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen.

Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar beveiligde servers derden. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen.

Onze organisatie maakt gebruik van analytics (Google) om inzicht te krijgen in de vraag hoe bezoekers onze website bereiken en hoe de website wordt gebruikt. In verband daarmee worden via onze website cookies geplaatst. De informatie die door Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd zonder dat uw IP-adres wordt doorgegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan die informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk verplicht wordt.

De cookies die Google Analytics zet zijn de volgende:
Een cookie die een ID geeft aan uw browser. Via dit ID worden de unieke paginabezoeken berekend maar er worden geen persoonsgegevens aan gekoppeld. Aangezien het ID niet vaak hoeft te wijzigen heeft deze een duur van 2 jaar (_utma).

Een cookie die de sessie van de gebruiker aanduidt. Als u bijvoorbeeld ’s morgen om 9 uur de website bezoekt tot 10 uur dan is dit één sessie. Wanneer u ’s middags om 3 uur nog een keer de website bezoekt, is dit een nieuwe sessie (_utmc) Omdat u tussendoor kunt pauzeren, voordat een nieuwe sessie wordt gestart, staat dit cookie op 30 minuten (_utmb). Een cookie houdt tevens bij waar u vandaan bent gekomen. Dit cookie wordt geüpdatet per pagina-weergave en heeft een duur van 6 maanden (_utmz)

Ten slotte wordt een cookie geplaatst om de verzoeksnelheid te vertragen. Dit cookie heeft een duur van 10 minuten (_utmt)

Website Analyse

  • Google Analytics en bijhorende cookies.
    • ​Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google;
    • IP-adressen worden geanonimiseerd;
    • De optie ‘gegevens delen’ hebben wij uitgezet en maken geen gebruik van andere Google diensten in combinatie met de Google Analytics.​

Klanten Interactie

  • Zopim van Zendesk (Chatservice)

Social Media

  • LinkedIn
  • Twitter

Doeleinden
We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen. Doeleinden:

  • Offertes maken, orders uitvoeren, facturen sturen en betalingen te verwerken.
  • Voor het afhandelen van vragen of het in behandeling nemen van klachten. Dit kan zowel via de website, schriftelijk, telefonisch of per e-mail. AF-X Fire Solutions is hiertoe gerechtigd in het kader van de precontractuele fase. 
  • Wanneer u contact met ons opneemt met vragen, opmerkingen, klachten of het inroepen van één van uw rechten. Dit kan telefonisch zijn, maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, meedoet aan enquêtes en/of onderzoek, zich aanmeldt voor onze (e-mail) nieuwsbrief of ons via social media benadert.
  • Om te kunnen voldoen aan de wettelijke fiscale verplichtingen die op Af-x-Systems B.V. rust.
  • Voor het berekenen en vastleggen van financiële gegevens als gevolg van de met u gesloten overeenkomst.
  • Daarnaast is Af-x-Systems B.V. op grond van een gerechtvaardigd belang gerechtigd om u te informeren over nieuwe producten en diensten, waarbij wij rekening trachten te houden met uw voorkeuren op basis van aangeschafte of afgenomen producten en/of diensten, uw interesses op basis van met uw toestemming vastgelegd gebruik van onze (mobiele) website (inclusief eventuele gebruikte apps). Af-x-Systems B.V. kan dit ook doen via campagnes op social media. 

Over wie verwerken wij persoonsgegevens.
AF-X Fire Solutions verwerkt de persoonsgegevens van (voormalig) klanten, prospects, bezoekers van onze website en overige belanghebbende en geïnteresseerden. 

Wie ontvangen de gegevens
AF-X Fire Solutions verstrekt de gegevens uitsluitend aan partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst tussen u en onze organisatie. Met al deze partijen zijn overeenkomsten afgesloten waarin bepaald is welke activiteiten zijn in opdracht en onder gezag en instructie van Af-x-Systems B.V. mogen uitvoeren. Deze partijen mogen de gegevens niet voor eigen of andere doeleinden verwerken of gebruiken.

Daarnaast zullen wij uw gegevens nimmer aan derden verhuren, verkopen of op andere wijze verstreken voor commerciële doeleinden.

Derden
De informatie wordt niet met derden gedeeld met uitzondering van web applicaties die wij gebruiken ten behoeve van het administreren van offertes en orders. Deze gegevens zullen enkel gebruikt worden ten behoeve van het doel van de betreffende applicatie en zullen niet verder verspreid worden. Verder kan in enkele gevallen de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Web applicaties:

  • Freestyler – CMS waar onze webshop op draait
  • Asperinece – Onze hosting partij voor webshop en email
  • Zendesk – Onze online chat service
  • Exactonline – Waar wij onze administratie voeren
  • My Parcel en PostNL –De partijen die onze pakketten bij u aflevert
  • ING – Onze bank waar u betalingen aan doet

Veranderingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Keuzes voor persoonsgegevens
Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op dit moment aan ons is verstrekt.

De volgende gegevens bewaren wij om u onze producten te kunnen verkopen, administreren, betalingen te ontvangen en te leveren:

  • NAW
  • Email
  • Telefoonnummer (optioneel)
  • Order- en factuurgeschiedenis
  • Betalingsverkeer

Bewaartermijn
In verschillende wetten zijn concrete bewaartermijnen opgenomen waar je je aan dient te houden bij het verwerken van bepaalde persoonsgegevens. Dit worden wettelijke bewaarplichten genoemd en beschrijven een minimumbewaartermijn. Gegevens die voortvloeien uit een fiscale bewaarplicht, is de debiteurenadministratie (Indien u iets bij ons besteld bent u een debiteur van AF-X Fire Solutions). Deze gegevens dienen zeven jaar te worden bewaard. Iedere ondernemer is namelijk wettelijk verplicht zijn administratie voor deze termijn te bewaren.

Om u garantie te kunnen bieden op hetgeen wat u bij ons koopt, moeten ook gegevens worden bewaard. Denk hierbij aan uw NAW-gegevens die wij koppelen aan de aankoopdatum (Order, factuurgeschiedenis en betalingsverkeer).
Omdat wij brandbeveiligingsartikelen verkopen en onze kwaliteit hoog in het vaandel hebben bewaren wij deze gegevens zelfs voor onbepaalde tijd. Omdat wij de kwaliteit van onze producten over tijd moeten blijven monitoren en testen kan het voorkomen dat we u ook na verlopen van de technische levensduur (15 jaar) moeten kunnen informeren indien veranderende productspecificaties daar aanleiding toe geven.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
AF-X Fire Solutions heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over mensen die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@af-x.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Aanpassen/uitschrijven communicatie
Als u uw gegevens aan wilt passen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens.

Cookies uit zetten
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en –services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

AF-X Fire Solutions neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De toegang tot uw gegevens is zodanig ingericht dat uitsluitend geautoriseerde medewerkers van AF-X Fire Solutions toegang hebben tot uw gegevens voor zover zij dit nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. 

Onze website is zodanig beveiligd dat persoonsgegevens die u op onze website invult via een beveiligde verbinding aan onze organisatie worden verzonden. 

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@af-x.com.

Klachten over Privacy beleid
U heeft het recht om klachten rond onze gegevensverwerking/ privacybeleid in te dienen bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Uw rechten
Een ieder over wie AF-X Fire Solutions persoonsgegevens verwerkt, heeft het recht om inzage in de eigen persoonsgegevens te vragen. Mocht blijken dat uw gegevens feitelijk niet juist zijn, dan kunt u deze gegevens laten corrigeren. Daarnaast hebt u recht op gegevensoverdracht. Dit betekent dat de gegevens die onze organisatie verwerkt op grond van uw toestemming of op basis van de overeenkomst, aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunnen worden overgedragen. Wilt u gegevens in het geheel laten verwijderen, dan kunt u dit kenbaar maken aan onze organisatie. Wij zullen uw gegevens dan verwijderen vanaf het moment dat er geen sprake is van nog na te komen (financiële) verplichtingen.

Indien u een van uw rechten wenst in te roepen, dan kunt u dit doen door een e-mail te sturen aan: info@af-x.com onder vermelding van inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht. AF-X Fire Solutions zal ervoor zorgen dat uw verzoek binnen de hiervoor wettelijk vastgestelde termijn wordt afgehandeld.

Indien u door AF-X Fire Solutions in het geheel niet meer op de hoogte wilt worden gehouden van relevante producten en diensten of acties, dan kunt u dit kenbaar maken door een e-mail te sturen aan info@af-x.com onder vermelding van “Blokkering”. Wij zullen uw contactgegevens dan blokkeren, zodat u niet meer door onze organisatie wordt benaderd. 

Vragen en feedback
We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacy beleid, kunt u contact met ons opnemen:

AF-X Fire Solutions
KVK 59661410
Grasweg 49
1031HX Amsterdam
020 20 50 484
info@af-x.com